职场生涯|20-30岁期间你应该要培养的十二项时间管理习惯

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20-30岁是我们人生阶段的重要分水岭,大学毕业、初入职场、摸爬滚打成“老鸟”,在此阶段如果能够培养时间管理的习惯,对你以后的人生会起到翻天覆地的变化。现在就将接触GTD后掌握的时间管理技巧,和各位分享其中重要的十二项内容。如果你目前能够做到,恭喜你继续保持;没有做到的话也不要灰心,从今天开始也不迟,每天尝试一项新习惯,争取一个月之内对这十二项时间管理内容有初步体验。

01培养每天“使用日历APP应用或日历纸质本”习惯

朋友家人的生日/纪念日,合作伙伴/基友/闺蜜的聚会,家庭的信用卡还款日/水电燃气缴费日……这些重要或者琐碎事情我们不可能通通都记在大脑里,这就是日历工具可以帮助你的地方。

小强之前使用的是GoogleCalendar,后来改为Sunrise应用,这两款日历类工具已经超出本身日历范畴,功能相当强大,让它们发挥作用成为你的贴心小秘书!

在我的GTD任务系统环节中,除了MIT占据重要的角色外,日程类任务就是另外一块重要内容啦,Google日历是我之前一直都大力推崇使用的工具,直到Sunrise日历的出现,已经逐渐取代Google日历,成为我认为的最棒的日程类管理软件,前不久已经被微软公司收购,因为它也是免费跨平台使用(Web/Android/IOS/Mac),强大的第三方整合能力,成为真正意义上的一站式日历平台。

02培养每天“使用任务管理工具”习惯

除了日程安排类事情之外,每天我们还有一大堆要处理的待办事项,把他们记录在任务管理工具中进行有序处理,提醒自己优先处理的事情,这类应用有很多小强使用过不错也推荐给大家的有rememberthemilk,toodledo,wunderlist,anydo,todoist,Trello。

其中Trello是一款个人或者团队GTD管理的出色软件,我觉得它区别于其他GTD软件的主要特色是,卡片式的项目分类让图文显示更美观、拖动式的任务组或任务更灵活、处理任务需要参考的资料更便于读取、任务组分类更多样摆脱只有inbox/todo/doing/done的固定思维……总之Trello特别适合图像化思维、自由派的朋友使用。

03培养每天“睡眠时间达到7-9小时”习惯

学会尊重人体的生理规律,每天尽量有7-9小时的睡眠时间,对于夜猫型工作族你的工作效率非常高,但是从你人生健康长远角度考虑的话,目前你是用健康换取金钱,后面可能就是金钱换取不到健康啦!小强目前尽量23点睡觉,早晨5点起床,午休30分钟,上下午有空就学会打盹5分钟,形成自己的身体节奏!

记得读幼儿园的时候,老师就和我们说:“早起的鸟儿有虫吃”。进入职场后,工作和家庭事务增多,我们更应该要早起。对于商务人士来说,早起可以有时间审视自我,有时间制定计划,有时间做运动,有时间吃一顿丰盛的早餐,有时间提升自我,有时间完成要事。我们算算,如果每天我们早起2。5小时,一周就是17。5小时,一个月就是70个小时,一年就有840个小时,相当于我们一年中比被别人整整多了35天有效时间,做不做晨型人就在于你的选择呢?

04培养每天“下班前日清理”习惯

一天下来我们电脑桌面或者下载文件夹中或许会新建下载不少相关资料,邮箱收件箱有几十封已回复邮件,任务管理工具默认文件夹也收集几条灵感或代办事项,手机也拍摄一些照片,本子上也记录一些事情,下班前花上5-15分钟时间进行日清理,放入各自对应的位置,根据个人习惯建立自己的日清理模板,小强的内容供大家参考:

清空邮件收件箱,放入对应邮件项目文件夹

清空电脑虚拟桌面,放入对应电脑项目文件夹

清空电脑下载文件夹,放入云盘或云办公空间

清空todolist收件箱默认文件夹,放入相应标签或文件夹

清空手机照片,备份到云相册

清理纸质笔记,存入Onenote/印象笔记对应笔记本中

05培养“周末周回顾”习惯

学会周回顾是时间管理中一项重要的技能,可以让我们总结本周的得失,下周会更有效的安排执行事情,所以回顾也是GTD系统中的重要一环。有职场GTD会员询问小强,周回顾应该回顾哪些内容,小强的周回顾是来源于每天的晨间日记和日计划基础数据,下面这些事情可以供参考,一般30分钟时间就可以搞定周回顾。

时间管理习惯

06培养每天“真正工作投入时间≥4小时”习惯

虽说大部分工作人士是8小时工作制,但是除去会议、邮件回复、电话沟通、QQ/微信聊天、网页浏览、中途休息等相关事情,你可以统计下每天真正工作投入时间是否有超过4小时。所以将每天重要的事情尽量安排在早晨或上午完成,下午的时候身体精力和大脑关注度都会减少很多。

我们可以在电脑上建立对应的工作/娱乐电脑账号,打造无干扰的高效纯工作环境,现在无论是Windows或者Mac系统电脑,我们可以在开机后输入密码画面设置多个账号,以Mac系统为例,为自己建立个人账号后,还会默认提供一个“游客”账号。根据此特点,分别将个人账号或游客账号设置成纯工作、纯娱乐用途。工作账号只安装工作相关软件,你不能打游戏、浏览无关网页。如果你的工作是和文书处理相关,安装Office办公软件即可;如果你的工作是设计相关,安装Photoshop或者CAD软件。

07培养“一次处理一件事情”习惯

不要过于相信大脑能力,不要一次同时处理多件事情,否则你的大脑会在多件事情中来回做切换状态,刚刚做某事情进入状态又被迫调整成另外一件事情,会大大降低你的工作效率。如果你今天有多件事情要处理的话,尝试1个小时之内只处理A事情,然后下一个小时再处理B事情。

08培养分时段处理“创意性”和“机械性”工作习惯

趁早晨上午人的精力最旺盛的阶段,去处理费脑筋的事情,比如产品项目新点子企划,下个月产品销售计划安排等。疲劳的时候去处理机械性体力活事情,比如第4点提到的进行日清空事宜。

无论是处理“创意性”或“机械性”工作,我都习惯耳机中听一些白噪声,这样可以刺激大脑进行抽象思考,产生灵感,集中注意力,提高效率,可以帮助一个人放松或睡眠。当你学习写作工作时,听着咖啡馆的人语声、轻微小雨声、轰轰雷雨声、火车行驶声、火焰燃烧呲呲声、微风拂落叶声、小溪水流声、海浪轻拍声、虫鸣鸟叫声、电视没有节目滋滋声等,让人有种身临其境的感觉。

09培养”项目分解成下一步行动“习惯

往往很多事情的拖延都是因为觉得事情太难,不知道如何下手而导致的。在盲目开始做某事情前,花上5-10分钟时间进行考虑,然后用思维导图方式将项目逐渐分解,最后成为一件件可以执行的下一步行动,控制在25分钟内可以完成。

10培养每天”安排三项要事(青蛙)“习惯

有些职场GTD会员和小强反映,为什么一天忙碌下来,却觉得没有做什么事情,没有一点成就感呢?因为你整天处理的都是一些琐事,试着前天晚上或者当天早晨安排三项要事,一件件去完成,相信我完成一项要事的成就感会大于完成十件琐事的感觉。

小强目前是用onenote作为我每日3只青蛙待办清单,因为onenote可以通过层次符号顺序将MIT分解成一系列的下一步行动,而且可以存储在云端,作为回顾资料后续可以查看,onenote中提供了适合执行待办事项的完美条件,可以很好通过各种符号体现任务之间的层级和顺序关系,本身自带的勾选框非常适合待办事项,而且通过其他快捷键操作可以在任务前面加上诸如星号/问号/电话/邮件回复等标示,这样方便我们一眼看出任务执行的顺序,以及执行的下一步动作。

时间管理习惯

11培养每天”番茄工作法“习惯

番茄工作法是小强接触GTD以来,一直都在执行的习惯,无论是对时间管理新手,还是时间管理行家都适用。番茄工作法可以让你集中时间内集中精力完成某事情,时间到了以后进行休息,既提高工作效率,又注意身体健康,一举两得。利用“番茄护理时间”,我们可以做一些颈椎和防止鼠标手锻炼,当健康出现危机时,会影响其他工作、素质、家庭、社交、爱好领域的梦想达成,没有健康就没有效率,没有一切。

12培养”敢于说不“习惯

初入职场时,老板同事委托你的事情,或者网络社群朋友找你帮忙的事情,用锻炼提高自我能力的态度去接受。但是当你成长到一定阶段后,要敢于对一些重复类事情说不,因为你从里面已经得不到成长,反而会浪费你大量时间,阻碍你新的发展,要培养“敢于说不”的勇气。

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笨驴